Contractenbeheer
Contractenbeheer is de laatste jaren steeds meer in de belangstelling komen te staan. Met steeds strenger wordende regelgeving is ook het contractenbeheer een prioriteit geworden. Veel organisaties proberen dan ook hun contractenbeheer op orde te krijgen.
Als u op de volgende vragen:
• Welke contracten lopen er in mijn organisatie?
• Waar zijn de contracten opgeslagen?
• Wie beheert die contracten?
• Welke verplichtingen hangen samen met deze contracten?
• Zijn de contractgegevens opgeslagen in een systeem?
het antwoord meer dan eens schuldig moet blijven, dan is het aanschaffen van een contractenbeheersysteem een logische stap om te komen tot professionalisering van en kostenbesparing binnen uw organisatie.
Binnen een organisatie is het meestal geen eenvoudige opgave om alle bestaande contracten te achterhalen of zelfs één specifiek contract in korte tijd boven water te halen. Wanneer het contract gevonden is wil men zeker zijn van de volgende vragen:
• Is dit de meest recente versie?
• Is het contract compleet?
• Waar zijn de eventuele bijlagen?
• Is het onderdeel van een mantelcontract?
• Waar is het betreffende mantelcontract?
Het achterhalen van decentraal opgeslagen contracten is zeer arbeidsintensief.
Met een goed georganiseerd contractenbeheer heeft u onmiddellijk onder handbereik:
• Welke contracten er lopen in uw organisatie;
• Waar die contracten zich bevinden;
• Wie de beheerder is van die contracten;
• Welke verplichtingen aan die contracten verbonden zijn;
• Voor welke datum het contract moet worden opgezegd;
• enz.
Met de inrichting van het contractenbeheersysteem kunt u er zeker van zijn dat contracten te laat opzeggen niet meer voor hoeft te komen. U realiseert daarmee een aanzienlijke kostenbesparing: u zegt uw contracten tijdig op en betaalt dus geen onnodige kosten meer.
Het opzoeken en beheren van uw contracten kost aanzienlijk minder tijd en levert u dus ook op die manier een kostenbesparing op.