Contractbeheer

Een goed georganiseerd contractenbeheer is essentieel voor iedere gezonde organisatie. Toch zijn veel organisaties nog onzeker over hun contractbeheer.


De vraagstukken bij contractbeheer zijn grofweg onder te verdelen in de volgende vier categorieën:

Contractering

  • Wie is er betrokken met de contractering?
  • Welke revisies zijn er gemaakt?
  • Hoe worden opmerkingen en wijzigingen aan deze revisies opgeslagen?

Administratie

  • Waar kan ik een contract terugvinden?
  • Wie is er verantwoordelijk voor een contract?
  • Wat is de contractgeschiedenis en welke versie is het meest recent?
  • Waar kan ik bijlagen vinden?

Deadlines

  • Wanneer verloopt een contract?
  • Is het contract vernieuwd of verlengd?
  • Wat is de uiterste opzegdatum?
  • Wanneer moet er aan verplichtingen voldaan worden?

Verplichtingen

  • Wat zijn onze verplichtingen?
  • Wat zijn de verplichtingen van de tegenpartij?
  • Welke contracten lopen er in mijn organisatie?

Moet u het antwoord op deze vragen meer dan eens schuldig moet blijven, dan is het aanschaffen van een contractenbeheersysteem een logische stap om te komen tot een aantrekkelijke kostenbesparing verdere professionalisering van uw organisatie.

Uitdagingen contractenbeheer

Binnen een organisatie is het meestal geen eenvoudige opgave om alle bestaande contracten te achterhalen of zelfs één specifiek contract in korte tijd boven water te halen. Wanneer het contract gevonden is wil men zeker zijn van de volgende vragen:

  • Is dit de meest recente versie?
  • Is het contract compleet?
  • Waar zijn de eventuele bijlagen?
  • Is het onderdeel van een mantelcontract?
  • Waar is het betreffende mantelcontract?

Het achterhalen van decentraal opgeslagen contracten is zeer arbeidsintensief.

Contractenbeheersysteem

Met een goed georganiseerd contractenbeheer heeft u onmiddellijk onder handbereik:

  • Welke contracten er lopen in uw organisatie;
  • Waar die contracten zich bevinden;
  • Wie de beheerder is van die contracten;
  • Welke verplichtingen aan die contracten verbonden zijn;
  • Voor welke datum het contract moet worden opgezegd;
  • Enzovoorts.

Met de inrichting van het contractenbeheersysteem kunt u er ook zeker van zijn dat contracten te laat opzeggen niet meer voor hoeft te komen. U realiseert daarmee een aanzienlijke kostenbesparing: u zegt uw contracten tijdig op en betaalt dus geen onnodige kosten meer. Met de aantrekkelijke Zoek en Rapportage functies worden al uw contracten snel gevonden, en wordt direct een helder overzicht geboden.


AlertA Contract Management Software

AlertA ontwikkelt software welke de bovenstaande problemen aanpakt. Onze software wordt sinds 2002 in tientallen vooraanstaande bedrijven gebruikt.

Meer informatie