Verschil tussen verlengen en vernieuwen

Het is geen geheim dat veel contracten al dan niet stilzwijgend verlengd worden. Iets dat echter vaak over het hoofd gezien wordt is het verschil tussen verlengen en vernieuwen. Hoewel beide woorden het zelfde lijken te betekenen en de implicaties vaak ongeveer gelijk zijn; het contract loopt door na de originele einddatum, kan de uitkomst soms sterk verschillen. Daarom kan het van belang zijn bij het opstellen van een overeenkomst aandacht te besteden aan de exacte verwoording.

Een contract dat verlengd wordt, wordt zoals het woord zegt verlengd. Een éénjarig contract dat stilzwijgend met een een jaar verlengd wordt na afloop is na verleningen een tweejarig contract. Dit kan betekenen dat indien wetgeving na het ondertekenen van het originele contract niet van toepassing wordt op het verlengde contract, omdat dit verlengde contract het zelfde contract is als het originele contract.

Dit is in tegenstelling tot een contract dat vernieuwd wordt. Indien hetzelfde éénjarig contract stilzwijgend met een een jaar vernieuwd wordt, ontstaat er na de verloopdatum een nieuw contract met een looptijd van één jaar. Dit contract is nu wel onderhevig aan nieuwe regelgeving.

Let daarom op bij het opstellen en tekenen van overeenkomsten die verlengd of vernieuwd worden en bedenk wat de eventuele consequenties van de exacte constructie zijn.

Helft organisaties heeft twijfels over contractmanagement

Uit een onderzoek van Huron Legal blijkt dat 57% van de jurische professionals zich zorgen maakt over contractbeheer binnen hun organisatie. Het onderzoek werd in San Francisco uitgevoerd en circa de helft van de respondenten gaf aan dat zijn of haar organisatie meer dan 1000 actieve contracten heeft.

Hoewel dit niet betekend dat al deze organisaties hun contractbeheer niet op orde hebben, laat dit wel zien dat de uitdagingen van contractbeheer nog steeds actueel zijn. Opvallend is ook dat driekwart van de organisaties de getekende versies van contracten in het geheel niet digitaal opslaat.

Daarnaast concludeert Huron dat organisaties geld laten liggen door contractvoorwaarden niet regelmatig te herzien.

Contractbeheer met Excel?

Sommige mensen zeggen dat het kan, andere mensen zeggen van niet. Dus kan het nu wel of niet en is het een goed idee?

Wij denken dat voor persoonlijk gebruik en een contract of 10-20 stuks in totaal Excel nog best een oplossing zou kunnen zijn voor contractregistratie. Wees je er echter wel van bewust van wat je mist. Excel maakt geen backups, stuurt je geen meldingen per email, kent geen gebruikers authorisatie en kan niet je bijbehorende document centraal opslaan. Het is dus eigenlijk geen contractbeheer te noemen, hooguit contractregistratie.

Dus hoewel contractbeheer met behulp van Excel beter is dan geen contract beheer, worden veel van de fundamentele problemen die organisaties ondervinden met betrekking tot contractbeheer nauwelijks opgelost door gebruik van Excel. Daarom is het beter gespecialiseerde contractbeheersoftware te gebruiken.

Denk je nog steeds dat je het wilt proberen? Download dan onze gratis Excelsheet voor contractbeheer. Wil je een professionelere aanpak proberen, die nog steeds goedkoop is, probeer dan AlertA Lite.

Excel contractbeheer

AlertA Lite Rapportages

Een belangrijk verschil tussen AlertA Lite en haar grotere broers was het ontbreken van een module voor rapportages. De afgelopen maanden hebben wij hard gewerkt om dit gat te dichten, met als resultaat de update van deze week. AlertA Lite beschikt nu over een uitgebreide rapportagemodule welke zowel kant en klare rapporten bevat als de mogelijkheid om geheel uw eigen rapporten samen te stellen.

AL2 Reporting

Door middel van de rapportages kunt u uw data gemakkelijk exporteren en opslaan. Ook kunt u uw gegevens gemakkelijk importeren in andere software zoals Microsoft Excel. De komende weken zullen we nog meer bronnen aan de rapportagemodule toevoegen zodat u ook uw contractkalender kunt exporteren.

AlertA Lite in het Engels

AlertA Lite is vanaf nu ook beschikbaar in het Engels. Hoewel onze andere producten al lange tijd ondersteuning hadden voor andere talen dan Nederlands, was AlertA Lite tot voor kort alleen beschikbaar in het Engels. Door Engelse ondersteuning toe te voegen kunnen ook internationale collega’s gemakkelijk gebruik maken van AlertA.

Samen met de update voor de Engelse taal zijn er ook verbeteringen doorgevoerd voor de checks die met betrekking tot proactief contractbeheer gedaan worden. Op deze manier wordt u nog beter beschermd tegen het missen van belangrijke deadlines.

Proactief contractbeheer

De afgelopen maand hebben wij ons gefocust op het implementeren van meer proactief contractbeheer in AlertA Lite. Het idee achter deze functionaliteit is om AlertA naast de gebruikelijke meldingen en signalering die door u ingesteld kunnen worden, ook op eigen initiatief op zoek gaat naar contracten binnen uw administratie die aandacht nodig hebben.

Zo zal AlertA u vragen een contractbeheerder in te stellen voor contracten die nog geen beheerder hebben toegewezen. Ontbreken er gegevens over de looptijd van een contract, ook dan zal AlertA hier om vragen. Een laatste voorbeeld zijn contracten die optioneel verlengd kunnen worden. Wanneer deze contracten verlopen zal AlertA u vragen of een contract verlengd of opgezegd is. Op deze manier blijft u contractadministratie up to date.

Deze functionaliteit zal de komende periode ook naar de andere versies van AlertA gebracht worden.

AL2 ContractAttention

AlertA Lite 2.0

AlertA Lite heeft vandaag een grote update gehad. Technisch is er een hoop verbeterd en wij hebben ons best gedaan de workflows rond het beheren van uw contracten een stuk simpeler en sneller te maken. De belangrijkste wijzigingen zijn:

  • Contractgegevens kunnen aangepast worden zonder dat naar een aparte pagina genavigeerd hoeft te worden.
  • Het beheren van contractanten is versimpeld.
  • Bij contracten en taken wordt een uitgebreide geschiedenis getoond waarin te zien is wie wanneer wat gewijzigd heeft. Tevens is het mogelijk opmerkingen in deze geschiedenis toe te voegen.
  • U kunt nu uw contractteksten direct in AlertA opstellen en revisies van deze teksten beheren.

Hieronder vindt u een screenshot van het bijgewerkte dashboard:
AL2 Dashboard

AlertA Windows 1.9

AlertA Windows versie 1.9 is vrijgegeven.

Nieuw zijn de voorgestelde herinneringen bij het registreren van een nieuw contract. Deze functie die al langer in AlertA Web te vinden was, geeft aan de hand van de ingevoerde contractgegevens suggesties voor het instellen van herinneringen. Op deze manier moet u minder tijd kwijt zijn aan het handmatig instellen van signalering voor uw contracten.

Daarnaast bevat deze versie van AlertA veel verbeteringen op het gebied van bruikbaarheid van de software. Zo is het mogelijk direct vanaf het startscherm contracten te zoeken en worden er meer controles op de invoer van bijvoorbeeld e-mailadressen uitgevoerd. Aparte velden voor de postcodevelden zijn toegevoegd aan partijen en personen, en u kunt vanaf nu in elke uitvoering van AlertA Windows zelf de namen van de contractcategorieën aanpassen.

Versie 1.9 brengt een aantal verbeteringen op het gebied van beheer van uw AlertA installatie. Zo zijn de AlertA logboeken verbeterd en zijn er verbeteringen doorgevoerd voor het versturen van herinneringen zonder dat er een gebruiker ingelogd is.

Neem contract op met u AlertA account manager voor instructies voor het updaten van uw installatie naar AlertA Windows 1.9.

De waarde van het beheren van vastgoedcontracten

Quote bericht dat Oracle vergeten is tijdig de huurovereenkomst van haar pand in Amsterdam op te zeggen. Geschat wordt dat Oracle hiermee zeker € 1,5 miljoen kwijt is aan een leegstaand bedrijfspand de komende 5 tot 10 jaar. Tevens heeft Oracle de kans gemist de huur aan te passen aan marktconforme tarieven, wat de zaak alleen maar erger kan maken.

Dit soort incidenten onderstrepen het nu van degelijke signalering van een contractadministratie. Hoewel je zou verwachten dat Oracle als één van ‘s werelds grootste ICT dienstverleners zaken als contractbeheer wel op orde zou hebben, blijkt dit niet het geval. Zorg daarom dat u wel u contractadministratie op orde heeft, met behulp van speciale software, of desnoods in Excel of op papier.